Charte d'utilisation de Aidealareussite

1 Introduction

La plateforme Aidealareussite a été mise en place afin d’apporter un soutien technologique aux dispositifs d'aide à la réussite organisés à l’UCLouvain.
Cet outil permet à chaque enseignant de créer un espace réservé à chaque dispositif d'aide, auquel les étudiants sont invités à s’inscrire.
Aidealareussite est propulsé par le logiciel libre Moodle.

Les fonctionnalités offertes par la plateforme sont notamment les suivantes :

• diffuser des supports (syllabus, diaporamas) et autres ressources (liens web, animations...) ;
• gérer un agenda des activités ;
• communiquer avec les étudiants par des annonces ;
• gérer des travaux à distance ;
• gérer les travaux de groupes à distance ;
• créer des exercices à correction automatique, en particulier pour évaluer les prérequis ;
• animer de forums de discussion ;
• ...

L’aide technique et pédagogique concernant Aidealareussite est assurée par une équipe de gestionnaires joignable par courrier électronique à l'adresse : moodle@uclouvain.be.

La présente charte a pour but d’expliciter les prescrits légaux ainsi que la réglementation du Système d’Information de l'UCL (SI) dans le cadre de l’utilisation de Aidealareussite.

Dans ce document, il est fait référence aux règlements UCL suivants :

• Code d’éthique et de déontologie applicable aux utilisateurs du SI de l’UCL;
  
• Procédure en matière d’infractions aux règles ou d’abus des services du SI de l’UCL(page intranet).

2 La procédure d’accès à Aidealareussite

Aidealareussite est un service en ligne auquel on accède depuis un navigateur installé sur tout poste de travail connecté à la toile ; un identifiant et un mot de passe sont nécessaires.

2.1  L’accès à la plateforme

La plateforme  Aidealareussite s'adresse aux étudiants en cours d'orientation ou en début de formation universitaire, qui ne disposent pas nécessairement d'un compte utilisateur global UCLouvain. C'est pourquoi, sur cette plateforme, les utilisateurs peuvent eux-mêmes créer leur compte, en suivant la procédure décrite sur la page d'accueil.

L'accès aux espaces présentant les différents dispositifs d'aide est protégé par une clé d'accès, spécifique à chaque dispositif.
Les enseignants fournissent la clé d'accès aux étudiants lors d'une séance de lancement se déroulant en présence.

2.2  La création de cours et l’inscription aux cours

Par défaut, tout nouvel inscrit dans la plateforme Aidealareussite a le statut de simple utilisateur et n’a pas le droit de créer des espaces de cours. Les nouveaux enseignants doivent adresser une demande à l’équipe des gestionnaires pour demander la création d'un cours, en précisant leur projet pédagogique (envoyer un e-mail à moodle@uclouvain.be). Cette procédure est, en règle générale, mise en application dans un délai d’un jour ouvrable.

2.3  La disponibilité du service Aidealareussite

L’équipe des gestionnaires de Aidealareussite s’efforce de maintenir le service accessible de manière permanente. Cependant, elle peut en interrompre l’accès, notamment pour des raisons de maintenance et de mise à niveau, ou pour toute autre raison, notamment technique, sans que celle-ci puisse être tenue pour responsable des conséquences de ces interruptions aussi bien pour les enseignants que pour les étudiants. L’équipe essaie, dans la mesure du possible, de tenir les utilisateurs informés des interruptions.

3 Les règles de sécurité sur Aidealareussite

En application du Code d’éthique et déontologique de l’UCL applicable aux utilisateurs du système d’information:

• Chaque utilisateur de Aidealareussite doit veiller par son comportement à ne pas mettre en péril ni la sécurité, ni le bon fonctionnement du service Aidealareussite.
• Chaque utilisateur a notamment le devoir de préserver la confidentialité des comptes utilisateurs (identifiants et mots de passe) de manière à prévenir tout usage abusif ou frauduleux du service Aidealareussite. En particulier, les utilisateurs ne transmettront en aucun cas leurs identifiants et mots de passe à des tiers, même aux gestionnaires du service Aidealareussite. Ces derniers ont le privilège de pouvoir accéder aux profils des utilisateurs sur Aidealareussite sans connaître leurs paramètres d’authentification. De plus, les gestionnaires Aidealareussite ont accès aux cours à dépanner sans connaître les paramètres d’authentification des gestionnaires de cours.
• Chaque utilisateur s’engage aussi à ne pas développer, installer ou copier des programmes destinés à contourner la sécurité ou saturer les ressources de Aidealareussite et à ne pas introduire des programmes nuisibles sur Aidealareussite (virus notamment).

4 Les règles d’utilisation de Aidealareussite

4.1  Le principe général

L’utilisation de Aidealareussite s’inscrit dans le cadre de la mission d’enseignement de l’UCL. Son usage n’est autorisé que dans le respect des valeurs qui définissent cette mission.
Les utilisateurs s’engagent en particulier à ne pas utiliser les listes d’adresses électroniques pour un autre objectif que pédagogique.

4.2  Les utilisations interdites

En application du Code d’éthique et déontologique de l’UCL applicable aux utilisateurs du système d’information, chaque utilisateur s’engage à ne faire aucune utilisation de Aidealareussite à caractère commercial, religieux, délictueux, criminel ou de nature à troubler l’ordre public. Les utilisateurs seront particulièrement attentifs dans les documents diffusés sur la plateforme et dans leurs interventions dans les forums de discussion. Les injures, la diffamation, la discrimination, la pornographie et l’incitation à la violence sont notamment proscrites.
L’équipe des gestionnaires Aidealareussite n’exerce ni surveillance, ni contrôle éditorial systématique sur les contenus diffusés sur Aidealareussite. L’équipe ne pourra être tenue pour responsable des contenus et messages échangés. Toutefois, lors de manœuvres de maintenance globale, les gestionnaires Aidealareussite peuvent détecter des utilisations interdites et agir pour y mettre fin.

4.3  L’optimisation de l’usage des espaces de cours

Dans un but de gestion efficace des ressources informatiques, les gestionnaires de cours s’engagent à éviter de dupliquer leurs cours, à réutiliser le même espace de cours chaque année en exploitant la possibilité de masquer certains contenus et de les afficher au fil de la progression dans le cours.

4.4  L’optimisation des ressources diffusées

Les enseignants et étudiants qui soumettent des documents sur Aidealareussite s’engagent à optimiser leurs fichiers pour qu’ils soient aussi légers que possible. Les utilisateurs seront particulièrement attentifs à optimiser les images, qui sont souvent très lourdes, introduites dans des documents. En cas de diffusion de fichiers très lourds sur Aidealareussite, il est recommandé d’en informer les utilisateurs par un commentaire associé au document.
Les utilisateurs sont informés que, souvent, la conversion des documents au format PDF permet de les alléger.

5 Le respect du droit d’auteur sur Aidealareussite

5.1  La diffusion de ressources

La diffusion sur Aidealareussite d’articles, de documents, de photographies et plus généralement de toute œuvre originale doit se faire dans le strict respect de la loi du 30 juin 1994 relative aux droits d’auteur.

5.1.1 Si l’utilisateur diffuse des œuvres ou des extraits d’œuvres dont il n’est pas l’auteur

L’utilisateur est tenu d’obtenir l’accord dudit auteur, sauf s’il peut se prévaloir de l’exception légale de citation (a) ou de l’exception légale de reproduction et de communication à des fins d’illustration de l’enseignement ou de recherche (b).

(a) L’exception de citation

Les citations (brefs extraits) d’une œuvre ne nécessitent pas l’autorisation de l’auteur lorsqu’elles ont lieu dans un but de critique, de polémique ou d’enseignement, dans des travaux scientifiques, ou dans une revue de presse, et UNIQUEMENT SI elles sont effectuées conformément aux usages honnêtes reconnus dans le milieu universitaire ; dans la seule mesure justifiée par le but poursuivi ; et sans porter atteinte à l’exploitation normale de l’œuvre (aux droits de l’auteur). De plus, le nom de l’auteur et la source d’où est extraite la citation doivent être mentionnés.
Si les conditions sont remplies, l’exception de citation s’appliquera sans distinction tant pour les œuvres reproduites et communiquées dans des cours à accès restreint (accessibles après authentification) que pour les œuvres reproduites et communiquées dans des cours publics en accès libre.

(b) L’exception légale de reproduction et de communication à des fins d’illustration de l’enseignement ou de recherche

La reproduction et la communication d’œuvres (contrairement à l’exception de citation, l’exception enseignement/recherche peut s’appliquer en cas de reproduction intégrale d’articles – pas de livres) ou d’extraits d’œuvres à des fins d’illustration de l’enseignement ou de recherche ne nécessitent pas l’autorisation de l’auteur UNIQUEMENT SI la communication n’a pas de but lucratif ; et – en cas de mise en ligne – se fait par un réseau de transmission fermé autrement dit dans les cours en accès restreints (accessibles après authentification). De plus, le nom de l’auteur et la source complète d’où est extraite l’œuvre doivent être mentionnés.
Si le cours est en accès libre, l’utilisateur devra obtenir l’autorisation de l’auteur des œuvres (articles) ou extraits d’œuvres reproduits et communiqués, sauf si ces extraits peuvent être considérés comme des citations. En effet, l’exception de citation peut s’appliquer – moyennant le respect des autres conditions fixées par la loi – quelque soit le mode de communication et si c’est en ligne sans distinction entre un accès libre ou restreint.

Des conseils pratiques sur la diffusion de ressources protégées par le droit d’auteur dans les cours en ligne sont proposés dans le mémo IPM intitulé « iCampus et le droit d'auteur » qui est disponible à l’adresse http://www.uclouvain.be/97784.html.

5.1.2 Si l’utilisateur diffuse des œuvres ou des extraits d’œuvres dont il est l’auteur

Il est recommandé à l’utilisateur/auteur d’ ajouter une notice exposant les usages autorisés de l’œuvre (téléchargement, impression, redistribution...). À cet égard, les licences « Creative Commons » peuvent être un bon moyen de protéger les contenus.

5.2   L’exploitation des ressources

Nous attirons l’attention des utilisateurs sur le fait que tout ce qui n’est pas explicitement autorisé est interdit. L’absence de notice ou de limite d’utilisation ne donne donc aucun droit sur les documents diffusés.
Les utilisateurs ne peuvent télécharger les contenus de Aidealareussite et en réaliser des copies (papiers ou numériques) qu’à des fins privées, d’étude et en un seul exemplaire sous réserve d’exceptions motivées, ainsi que pour les délégués des étudiants, les cercles et les services d’impression. Il est interdit de diffuser la version numérique ou papier d’un support de cours numérique ou papier (exception pour les délégués des étudiants, les cercles et le service d’impression dans le cadre strict de leurs fonctions).
La législation sur le droit d’auteur s’appliquant aux ressources multimédias mises en ligne, toute reproduction, adaptation, représentation, modification, incorporation, traduction, commercialisation partielle ou intégrale des éléments contenus dans Aidealareussite est interdite, sauf contre-indication dans la notice d’utilisation associée au document ou accord de l’enseignant. Seules sont autorisées la citation et la reproduction/communication à des fins d’illustration de l’enseignement ou de recherche dans les limites exposées ci-dessus.

5.3   La détection du plagiat dans les travaux étudiants

Depuis la rentrée 2009, les travaux des étudiants réalisés dans le cadre de dispositifs d'aide à la réussite de l’Université catholique de Louvain sont susceptibles d’être contrôlés avec le logiciel de détection du plagiat Compilatio.net. Ce logiciel est intégré aux outils "Devoir" et "Atelier" de Aidealareussite et peut aussi être utilisé par les enseignants hors plateforme. Le logiciel Compilatio compare les travaux étudiants avec les ressources disponibles en ligne et dans sa base de données, et fournit un rapport explicitant les similitudes à l'enseignant.
Plus de renseignement sur le plagiat à l'UCL ...

6 La protection de la vie privée sur Aidealareussite

6.1  Les engagements des gestionnaires Aidealareussite

Les gestionnaires de Aidealareussite respectent la législation sur la protection de la vie privée en vigueur en Belgique et s’engagent à n’utiliser les données à caractère personnel collectées concernant les utilisateurs que pour les strictes finalités pour lesquelles elles sont collectées.
À cet égard, les utilisateurs sont invités à consulter la section intitulée « Aidealareussite et le respect de la vie privée  » avant toute première authentification dans la plateforme.
Les textes légaux peuvent être consultés sur le site de la Commission de la Protection de la Vie Privée (http://www.privacy.fgov.be/ ).

6.2  Les engagements des utilisateurs

Les utilisateurs s’engagent à respecter la législation relative à la protection de la vie privée et en particulier la loi du 8 décembre 1992.

Toute divulgation de données à caractère personnel est interdite à moins qu’elle ait été autorisée explicitement par les personnes concernées.
Par « donnée à caractère personnel », on entend : toutes les informations concernant une personne physique identifiée ou identifiable. Une personne est identifiable lorsqu’elle peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un numéro d’identification ou à un ou plusieurs éléments spécifiques, propres à son identité physique, physiologique, psychique, économique, culturelle ou sociale. Par exemple : le nom et prénom d’une personne, son adresse, son numéro de téléphone, son adresse de courrier électronique, ses préférences, ...

Dans Aidealareussite sont donc concernées principalement toutes les informations liées au cours (syllabus, feuilles de TP, « chat », forum, agenda, cotes, interviews, enquêtes, etc.) lorsqu’elles sont associées à :

• un nom de famille,
• une date de naissance,
  
• un e-mail,
• un numéro de matricule (NOMA, FGS, ...),
• un numéro de téléphone ou GSM,
• une adresse

et ce qu’elle qu’en soit la forme : donnée écrite, graphique, numérique, photographique ou acoustique.

Il est formellement interdit de divulguer des « données sensibles », révélant :

• la race,
• les opinions politiques,
• les convictions religieuses ou philosophiques,
• l’appartenance syndicale,
• la santé,
• la vie sexuelle,
• des suspicions, des poursuites ou des condamnations pénales ou administratives.

L’utilisateur pourra uniquement publier des données à caractère personnel sur base du consentement exprès des personnes concernées. Le consentement doit être libre, spécifique et éclairé. Les données publiées doivent répondre à certaines exigences de qualité. Elles doivent être :

• adéquates, pertinentes et non excessives,
• exactes et si nécessaire mises à jour,
• et conservées sur le site pendant une période limitée.

Dans Aidealareussite, l’utilisateur ne peut publier des données personnelles que dans l’espace restreint aux personnes directement concernées par l’objet du cours.

Les gestionnaires de cours publics sont informés que tous leurs contenus peuvent être indexés par les moteurs de recherche comme Google et ils s’engagent à être particulièrement vigilants quant aux données diffusées sur les utilisateurs dans leurs cours.

7 En cas d’infraction à cette charte

7.1  Les dispositions à prendre

Le service met à la disposition des utilisateurs une adresse électronique (moodle@uclouvain.be) par laquelle ils peuvent faire état du non-respect des présents prescrits lors de l’utilisation de Aidealareussite.

7.2  Les sanctions encourues

Conformément au document « Procédure en matière d’infractions aux règles ou abus des services du SI » http://www.uclouvain.be/22722.html, une violation grave ou répétée des principes énoncés plus haut entraîne le retrait de l’accès à Aidealareussite. En outre, les abus seront dénoncés, sauf urgents et infractions graves, et portés directement à la connaissance des autorités académiques ou administratives compétentes. Sont réservés le remboursement des frais résultant de l’utilisation abusive de son identification ainsi que d’éventuelles poursuites judiciaires.

Aidealareussite et le respect de la vie privée

1. Respect de la vie privée

L'équipe en charge de la gestion de la plateforme d’eLearning Aidealareussite, à l'UCL, s’engage à respecter la législation sur la protection de la vie privée en vigueur en Belgique.
Les traitements de données à caractère personnel relatifs à ce site sont soumis à la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l'égard des traitements de données à caractère personnel, modifiée par la loi du 11 décembre 1998 transposant la directive 95/46/CE du 24 octobre 1995 du Parlement européen et du Conseil relative à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement de données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, ainsi qu'aux arrêtés royaux qui s'y rapportent. En outre, l'UCL applique les dispositions de la Convention Collective de Travail No 81 relative à la protection de la vie privée des travailleurs à l'égard du contrôle des données de communication électroniques en réseau. Les textes légaux peuvent être consultés sur le site de la Commission de la protection de la vie privée (http://www.privacy.fgov.be/).
Le terme « donnée à caractère personnel » recouvre toutes les informations concernant une personne physique identifiée ou identifiable. Une personne est identifiable lorsqu’elle peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un numéro d’identification ou à un ou plusieurs éléments spécifiques, propres à son identité physique, physiologique, psychique, économique, culturelle ou sociale. Par exemple : le nom et prénom d’une personne, sa date de naissance, son adresse, son numéro de téléphone, son adresse de courrier électronique, ses préférences, son origine raciale, son sexe... L’adresse et le numéro de téléphone professionnel d’une personne sont également des données à caractère personnel. Enfin, une adresse IP peut aussi, dans certains cas, être considérée comme une donnée à caractère personnel (Ministère des Affaires économiques: Recommandations en matière de vie privée ).
Par « traitement », on entend toute opération ou ensemble d'opérations effectuées ou non à l'aide de procédés automatisés et appliqués à des données à caractère personnel, tels que la collecte, l'enregistrement, l'organisation, la conservation, l'adaptation ou la modification, l'extraction, la consultation, l'utilisation, la communication par transmission, diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l'interconnexion, ainsi que le verrouillage, l'effacement ou la destruction de données à caractère personnel.

2. Informations et données collectées et méthodes de collecte

La plateforme Aidealareussite de l'UCL comporte des parties publiques accessibles à n'importe quel visiteur et des parties à accès restreint à certaines catégories d'utilisateurs.

Les informations et données à caractère personnel pouvant être collectées lorsque vous utilisez la plateforme Aidealareussite de l'UCL sont les suivantes :

• le domaine Internet à partir duquel vous accédez à notre site/portail ;
• l'adresse IP de l'ordinateur à partir duquel vous accédez à notre site/portail ;
• l'ensemble de l'information concernant les pages que vous avez consultées sur notre site/portail et les dernières actions que vous avez effectuées au travers de ces pages ;
• votre adresse de courrier électronique si vous nous l'avez révélée, par exemple en envoyant des messages ou questions sur ce site, en communiquant avec nous par courrier électronique, ou si elle nous a été fournie par l'annuaire électronique de l'UCL lors de votre inscription ;
• votre identification comme utilisateur lorsque vous accédez à une partie à accès restreint du site ;
• vos résultats aux exercices et aux travaux, ainsi que votre progression dans les parcours pédagogiques (ces informations sont partagées uniquement avec vos enseignants);
• toute autre information que vous nous avez donnée volontairement, par exemple dans le cadre d'enquêtes ou d'inscriptions sur notre site ou expression de préférences dans les informations à vous communiquer.

Les informations et données à caractère personnel vous concernant peuvent être collectées ou traitées de trois manières différentes :

• par le biais de « cookies » : un « cookie » est un petit fichier envoyé par notre serveur Internet, qui s'enregistre sur le disque de votre ordinateur ; il garde la trace du site Internet visité et contient un certain nombre d'informations sur cette visite. Il vous est possible d'être informé de l'envoi de ce « cookie » et de vous y opposer en configurant de manière appropriée le navigateur que vous utilisez pour accéder à notre site ;
• par le biais de formulaires à remplir, notamment au moment de la création du compte, mais aussi pour obtenir certains services disponibles ou pour effectuer certaines activités sur notre site ;
• automatiquement lors de l'accès aux différentes pages de la plateforme.

3. Traitements des données à caractère personnel et finalités

Les données vous concernant sont recueillies avant tout en vue de vous présenter un site complet et fonctionnel. Vos données peuvent aussi être exploitées à des fins de recherche scientifique, en vue de contribuer à la réflexion générale de l'institution sur les processus cognitifs et l'apprentissage.

Elles ne sont recueillies et traitées qu’aux seules fins mentionnées ci-dessous :

• fournir aux gestionnaires de cours les informations nécessaires à l'organisation de leurs activités d'enseignement ;
• fournir aux étudiants les informations nécessaires pour le suivi de leur formation et des activités de remédiation adaptées ;
• assurer la gestion efficace de notre site (par exemple : amélioration de la qualité des informations disponibles ; amélioration de l'ergonomie ; amélioration de la gestion ; optimisation de la navigation ; réalisation de statistiques  globales et anonymes; etc.) ;
• permettre une réponse aux demandes des utilisateurs (par exemple : identification des informations à fournir à chacun ; réponses aux questions formulées ; fourniture automatique d'informations : nouvelles, bulletins sur base, notamment, de préférences que vous avez exprimées ; fourniture d’informations que l’UCL estime utile de vous communiquer sur base des pages que vous avez consultées lors d’une visite précédente ; etc.) ;
• permettre des mesures d'impact des dispositifs d'aide à la réussite et des recherches scientifiques sur l'apprentissage en ligne au travers de traitements globaux et anonymes.

Les données recueillies vous concernant peuvent être utilisées à des fins historiques, statistiques et scientifiques en respect de l'arrêté royal du 13 février 2001 portant exécution de la loi du 8 décembre 1992.
Si vous vous êtes identifié en vue d'accéder à une partie à accès restreint de notre plateforme, nous pouvons être amenés à accéder aux données vous concernant enregistrées dans notre système d'information en vue de fournir le service demandé.

Les informations et données collectées ne sont ni cédées, ni transmises à aucune autre organisation. Toutefois, nous nous réservons le droit de divulguer des informations ou données à caractère personnel sur requête d'une autorité légale en conformité des lois et réglementations en vigueur.

4. Traitement des travaux soumis au logiciel de détection du plagiat Compilatio

Les documents déposés sur Compilatio sont hébergés en France, et servent uniquement à des fins de recherche du plagiat. Les droits sur ces travaux restent la propriété des étudiants et/ou de l'université. Compilatio s’engage à ne pas publier les contenus originaux des documents, et un utilisateur externe ne peut en aucun cas y accéder. Les données personnelles de l’étudiant (nom, prénom, email, établissement) sont anonymisées et inaccessibles aux autres établissements utilisateurs. Les échanges avec Compilatio sont soumis à un cryptage SSL, pour une sécurité maximale.

5. Sécurité

L'équipe de gestion de la plateforme Aidealareussite de l'UCL prend les mesures de sécurité appropriées pour vous assurer de l’utilisation conforme des données à caractère personnel en fonction des finalités pour lesquelles elles ont été collectées.
L'équipe de gestion de la plateforme Aidealareussite de l'UCL s’engage à faire ses meilleurs efforts afin de prendre les mesures de sécurité appropriées pour vous protéger notamment de la perte, de l'usage abusif, de la communication à tout tiers non autorisé ou de l'altération des informations et données à caractère personnel collectées sur notre plateforme.

6. Droit d'accès et de rectification

Le responsable pour le traitement de vos données à caractère personnel pour ce qui concerne la plateforme Aidealareussite de l’UCL est l’Université catholique de Louvain, que vous pouvez contacter par un des moyens mentionnés ci-dessous à la rubrique Contact.

Conformément à la législation en vigueur, vous disposez d'un droit d'accès aux informations et données à caractère personnel qui vous concernent, ainsi qu'un droit de rectification.
Sur requête, vous avez donc la possibilité de connaître les données à caractère personnel vous concernant et de corriger les inexactitudes éventuelles. Si vous souhaitez exercer ces droits, contactez-nous par un des moyens mentionnés ci-dessous à la rubrique Contact. Nous donnerons suite à votre requête dans les meilleurs délais, après avoir vérifié votre identité.
Si vous estimez que notre site ne respecte pas la réglementation sur la protection de la vie privée ou les dispositions du présent texte, vous pouvez nous contacter par un des moyens proposés ci-dessous à la rubrique Contact.

7. Contact

Pour toute question ou requête concernant la protection de la vie privée sur Aidealareussite, veuillez envoyer un courrier électronique à moodle@uclouvain.be.